個人情報保護方針

1. 方針(考え方)

当社では、定款に従い学習塾の運営を始めとした事業活動を推進しておりますが、その中で、児童・生徒及び保護者、従業者、関係各社・団体等の個人情報(以下「当社関係者」)の種々の個人情報が集まり、発生します。 それは、当社の活動を推進していく上で必要不可欠なものですが、近年における社会情勢の中で個人情報への不正アクセス(かってに見る)、個人情報の紛失(なくす)、破壊(こわす)、改ざん(変える)及び漏えい(他人に見せる・話す)などの問題が起きていることから、 これを保護するために十分な規定をし、管理体制を整備しなければならないと考え、本プライバシーポリシー、個人情報保護に関するガイドラインを定め、個人情報保護に係るマネジメントシステム、文書管理規程等の関連規程を策定いたしました。

2. 個人情報に関する相談・苦情などの窓口

• [ 個人情報管理責任者 ] 練成会グループ　管理部長
• [ お問合せ先 ] 011-707-2423
• [ 受付時間 ] 10:00 ~ 18:00(土・日曜・祝日除く)
• [メールアドレス] privacy@rensei.co.jp

上記連絡先は、個人情報のお取扱いに関するお問合せに限らせていただきます。

3. 法と規範の遵守

当社は、個人情報の保護に関する法律を規範とし、JISQ15001:2006、個人情報保護にかかる経済産業省・厚生労働省・文部科学省及び関係省庁のそれぞれのガイドライン、関係諸法を遵守します。 また、当社の教室が属する各地方自治体の個人情報保護関係条例も常に確認し遵守に努めます。当社において個人情報の適正な取扱の確保に関する活動を支援する具体的な指針として個人情報保護に係るガイドライン及びその管理運営のためのマネジメントシステムを定め、 当該個人情報保護マネジメントシステムを確立し、実施し、維持し、かつ、定期的(年一回以上)かつ継続的に見直しを実施し改善することを目的とします。公益通報者保護法(以下、「公益通報」という。)及び学習塾に通う子どもの安全確保ガイドライン(以下「安全確保」という。)のうち個人情報保護に係る関連事項に関しても準用します。

4. 取得の原則

個人情報の取得は、次の各項の範囲を原則とします。

• 当社関係者の氏名・住所・電話番号等で、入会申込書・口座振替依頼書に記載されている各事項。
• 当社への提出書類、申請書類に含まれる氏名・住所・電話番号、成績、志望校等。
• 当社で実施する各種模擬試験・実力試験データ。
• 閲覧可能なWEB上及び委託・提供される各事項。共用する個人情報。

5. 利用の原則

個人情報の利用は、次の範囲を原則とします。

• 当社の正当な事業の範囲内で、定款に従う事業活動、広報等に利用。

6. 目的外利用

原則的に目的外利用はいたしません。

7. 提供・委託・受託及び共同利用の原則

個人情報の提供・委託は、次の範囲を原則とします。

• 外部(団体・法人など)へ採点・データ処理、分析、印刷等を依頼する場合には、氏名などの必要な限られた事項とし、 相手先も個人情報保護に関し十分な管理体制が講じられていることを条件として提供・委託します。
• 受託する場合、共同利用・共有する場合にも、前号と同様の保護管理体制で対応します。
• 第三者提供は、一切いたしません。

8. 収集・利用・提供の例外事項

前述の4・5・7項に関して下記に述べる場合は例外事項として処理します。

• 法令の規定による場合。本人(情報主体)である協会関係者、或いは公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合。

9. 個人情報の適正管理義務

個人情報は正確かつ最新の状態で管理し、リスクに対して安全対策を講ずるものとします。
当社において個人情報の取得・利用及び提供に従事するものは、法令の規程・内部規程を遵守し、個人情報の秘密保持に十分な注意を払います。

10. 当社関係者の自己情報を与える事に関する任意性

4項において定めた個人情報に関しては、その提出はあくまで任意のものです。しかしながら、提出いただけない場合には、学習指導、進路指導、事務処理を始め、 当社の活動に何らかの支障を来す恐れが有ることを、本人(情報主体)である協会関係者にご理解いただきたいと存じます。

11. 自己情報に関する児童・生徒及び保護者、従業者、関係者の権利

情報主体である、協会関係者は自己の情報に関して、管理者或いは2項に明示した相談窓口に申し出ることによって、開示を求める権利・訂正削除を求める権利及び利用・提供・委託を拒否する権利を有します。 開示等に関しては本人確認をさせていただきますことと、事務手数料が330円(税込)必要となります。当社は、情報主体より自己情報に関する開示・訂正・削除等の請求があった場合、合理的な期間内にこれに応じ、その結果を可能な範囲で通知するものとします。

12. 内部規程・計画・教育

• 内部規程当協会では運営内規を定め、会長を始め、全役員及び事務職員がこのプライバシーポリシーを遵守し、個人情報の保護に努力することを誓約し、違反した場合には罰則を適用します。計画・研修個人情報保護を遵守するために必要な教育、監査などの計画を立案し、文書化し、かつ維持いたします。
• 参考資料当社では、個人情報保護法、経産省の個人情報保護に関するガイドライン、JIS規格、社団法人全国学習塾協会の自主規準及び個人情報保護に関する業界ガイドラインを当社関係者の希望が有れば参照できるように、資料として保管しています。
• 監査当社では、計画に基づき監査責任者による本プライバシーポリシーの運用状況を定期的に監査し、その監査報告書を保管いたします。

13. 継続的な改善

当社は、JISQ15001:2006及び個人情報の取扱に関する法並びに関係法令等を遵守するとともに、本ポリシーを適宜見直し、改善を図って参ります。
それにともない、本ポリシーが予告無しに変更されることがありますことを予めご了承ください。
変更の際は、その旨を当社のホームページにて明示することといたします。